Różnice między księgą przychodów i rozchodów a ryczałtem – co wybrać i kiedy?

Wybór formy opodatkowania to jedna z kluczowych decyzji, które podejmuje przedsiębiorca na początku swojej drogi. Choć formalnie można ją zmieniać raz w roku, to źle dobrana forma potrafi odbić się na finansach, płynności i… spokoju. W praktyce najczęściej rozważanymi rozwiązaniami są: księga przychodów i rozchodów (KPiR) oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Oba warianty są uproszczone w porównaniu do pełnej księgowości, ale różnią się zasadniczo podejściem do podatku.

Księga przychodów i rozchodów pozwala rozliczać się z fiskusem na podstawie dochodu – czyli przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania. To oznacza, że przedsiębiorca może „odliczać” wydatki bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą – np. zakup sprzętu, wynajem lokalu, paliwo, księgowość, telefon, reklamę czy szkolenia. W tej formie bardzo ważne jest skrupulatne zbieranie dokumentów kosztowych oraz prowadzenie ewidencji zgodnie z przepisami. Plusem KPiR jest duża elastyczność – pozwala ona optymalizować obciążenia podatkowe w zależności od struktury wydatków.

Dodatkowo, przedsiębiorca rozliczający się na podstawie KPiR ma do wyboru dwie formy opodatkowania:

• podatek liniowy – 19% niezależnie od dochodu,
• skala podatkowa – 12% do dochodu 120 000 zł rocznie i 32% od nadwyżki powyżej tej kwoty.

To właśnie ta możliwość wyboru i uwzględniania kosztów sprawia, że KPiR jest bardzo korzystną opcją dla firm z większymi wydatkami lub zmienną sezonowością przychodów.

Ryczałt natomiast jest uproszczoną formą opodatkowania, w której nie rozlicza się kosztów – podatek liczony jest od przychodu. Stawki są zróżnicowane w zależności od rodzaju działalności i wynoszą od 2% do 17%, choć najczęściej spotykane to 8,5%, 12% i 15%. Przykładowe stawki ryczałtu to:

• 2% (handel rolny),
• 3% (usługi gastronomiczne),
• 8,5% (najem prywatny, niektóre usługi),
• 12% (usługi IT i niektóre doradcze),
• 15% (pozostałe usługi),
• 17% (wolne zawody objęte tzw. stawką sankcyjną).

Ryczałt bywa bardzo korzystny dla tych przedsiębiorców, którzy mają stosunkowo niskie koszty lub działają samodzielnie – np. programistów, copywriterów, doradców, korepetytorów. Należy jednak pamiętać, że przy tej formie każda wystawiona faktura jest w całości opodatkowana, niezależnie od tego, ile realnie z niej zostanie po zapłaceniu wydatków.

Kluczową różnicą pomiędzy KPiR a ryczałtem jest więc możliwość lub brak możliwości uwzględniania kosztów. Warto zaznaczyć, że w ryczałcie nie można też np. amortyzować środków trwałych czy korzystać z większości ulg. Dodatkowo, forma ta ma ograniczenia branżowe – nie każdy typ działalności może być na ryczałcie, a przy niektórych rodzajach przychodów występuje obowiązkowa forma opodatkowania (np. przy spółkach).

Wybór nie jest więc oczywisty. Jedna osoba świadcząca usługi księgowe w domu może zapłacić mniej na ryczałcie, ale inna – która wynajmuje biuro, inwestuje w marketing i korzysta z usług podwykonawców – lepiej wyjdzie na KPiR. Podobnie w przypadku działalności sezonowych – tam, gdzie przychody są nierówne, a koszty wysokie, możliwość ich odliczenia może znacznie obniżyć zobowiązanie podatkowe.

Nie bez znaczenia są również kwestie składki zdrowotnej, która od 2022 roku zależy bezpośrednio od wybranej formy opodatkowania. W ryczałcie jej wysokość ustalana jest ryczałtowo w zależności od progów przychodu rocznego, natomiast w KPiR składka zdrowotna wynosi 9% od dochodu. W praktyce oznacza to, że nawet przy tych samych przychodach, łączny koszt podatku i składek może być znacząco różny.

Co ważne – forma opodatkowania powinna być wybierana nie tylko „na start”, ale warto ją co roku przemyśleć na nowo, analizując zmianę w przychodach, kosztach czy strukturze działalności. Czasem lepiej zmienić formę w styczniu, niż przez cały rok przepłacać – zwłaszcza że zmiany można dokonać tylko do 20. dnia miesiąca po rozpoczęciu roku podatkowego.

Dobrze prowadzona księgowość to nie tylko kwestia poprawnych deklaracji – to także realna możliwość oszczędzania na podatkach. Warto mieć obok siebie partnera, który nie tylko „zaksięguje”, ale też doradzi i pomoże zrozumieć konsekwencje finansowe wyborów, które dla wielu przedsiębiorców na początku są nieczytelne. Szczególnie gdy nie chcemy uczyć się na błędach. Jeśli zastanawiasz się, która forma będzie najlepsza w Twoim przypadku, czasem wystarczy jedno dobrze zadane pytanie, by wszystko stało się jasne. Warto mieć taką osobę pod ręką – także wtedy, gdy nie ma się jeszcze pytania, ale czuje się, że warto coś przemyśleć.