Mediacja w organizacji

„Czyż pod stołem, który nas dzieli, nie trzymamy się wszyscy tajnie za ręce?” Te słowa Brunona Schultza są dla mnie najlepszą definicją mediacji. Jednak dla pobudzenia Waszej wyobraźni zadam pewne pytanie – czy zastanawialiście się kiedyś  jak rozwiązywano spory i konflikty przed kodyfikacją prawa¹? Systematyczne i fundamentalne spisywanie prawa zaczęło się w V w. p.n.e. w Rzymie – czy oznacza to, że przed V w. p.n.e. ludzie nie doświadczali sytuacji konfliktowych? Nic bardziej mylnego. W naszym życiu są tylko trzy pewne rzeczy: śmierć, podatki i konflikty. 

Jak świat długi i szeroki, tak zawsze występowały, występują i będą występowały na nim konflikty. Jednak zarówno dawniej, jak i teraz, ludzie stosowali pewne metody ich rozwiązania. Obecnie te metody noszą nazwę Alternatywnych Metod Rozwiązywania Sporów (ADR, ang. Alternative Dispute Resolution). Czy metody te są wytworem współczesności? Nie – nie są niczym nowym. Już archeologiczne znaleziska i starożytne teksty wskazują na wykorzystywanie ADR w praktyce (oczywiście wtedy nie nosiły jeszcze takiej nazwy). Na przykład w starożytnej Mezopotamii tabliczki klinowe datowane na tysiące lat wstecz szczegółowo opisują porozumienia osiągnięte w drodze negocjacji, a czasem interwencji szanowanych osób. Podobnie tradycje różnych kultur, od przypowieści starożytnych Indii po filozoficzne zasady wczesnych Chin, podkreślają wartość pokojowego rozwiązywania sporów i rolę pośredników w budowaniu zrozumienia. Koncepcja neutralnego facylitatora, podobnego do współczesnego mediatora, widoczna jest w postaciach mądrych doradców i szanowanych starszych, którzy pomagali w rozwiązywaniu nieporozumień w rodzinach i społecznościach.

Mediacja – jako najbardziej znana metoda ADR – ma zastosowanie w szerokim spektrum sporów: od rodzinnych po konflikty korporacyjne. Jej fundamentalne zasady to dobrowolność, autonomia woli stron i poufność. Mediator, niczym doświadczony przewodnik, tworzy bezpieczną przestrzeń do dialogu, pomagając stronom w otwartym wyrażeniu swoich stanowisk, zrozumieniu perspektywy drugiej strony i zidentyfikowaniu wspólnych interesów, które często pozostają ukryte pod powierzchnią eskalującego konfliktu. Zapytacie – cóż zachęcającego ma w sobie mediacja i dlaczego mielibyśmy wykorzystywać ją w organizacji? Wszyscy wiemy, że długość trwania procesów sądowych w Polsce jest porażająca. Średni czas trwania postępowań w Polsce w 2024 roku wynosił 5,7 miesiąca w sądach rejonowych i 11,1 miesiąca w sądach okręgowych, a w sprawach cywilnych może być jeszcze dłuższy – zwłaszcza w sprawach cywilnych procesowych, gdzie średni czas trwania przekracza 16 miesięcy. Oprócz długiego czasu postępowań, należy wskazać, że procesy sądowe, w przeważającej części są jawne i kosztowne, mają także charakter konfrontacyjny, co może prowadzić do zaostrzenia konfliktu i trwałego pogorszenia relacji między stronami. Last but not least – to sąd podejmuje ostateczną decyzję odnośnie danego konfliktu, skupiając się na tym co „tu i teraz”, zamiast na poprawieniu relacji w przyszłości.

Jak już wspomniałam mediacja jest jedną z metod ADR – skoro mówimy o alternatywności, to zawsze musimy wiedzieć wobec jakiej podstawy jest to alternatywa. Tę podstawę stanowi gwarantowana przez Konstytucję i podstawowa droga rozstrzygania sporów w Polsce, czyli proces sądowy. Jednak alternatywność metod ADR/mediacji oznacza, że nie zawsze musimy iść tą utartą ścieżką. Jak wiele rzeczy w naszym życiu, tak i wybranie odpowiedniej drogi rozwiązania naszego konfliktu, musi być szyte na miarę – samego konfliktu, jak i organizacji, w oparciu o jej charakter, relacje biznesowe, wyznawane wartości i misję. Jak wspomniałam jej fundamentalne zasady to: dobrowolność, autonomia woli stron i poufność – czy te wartości i samą mediację można wykorzystać w konfliktach i sporach w biznesie? Oczywiście! 

Co przemawia za wykorzystaniem mediacji jako metody rozwiązywania sporów organizacyjnych/korporacyjnych, pracowniczych, z zakresu prawa pracy?

1. Tam, gdzie sprawy sądowe potrafią ciągnąć się miesiącami, a nawet latami, mediacja daje szansę na rozwiązanie konfliktu w kilka tygodni, czasem nawet podczas kilku spotkań. To ogromna różnica, zwłaszcza gdy w grę wchodzą decyzje wpływające na bieżące funkcjonowanie firmy.

2. Nie tylko skraca się czas, ale i budżet. Brak opłat sądowych, mniej formalności, niższe honoraria pełnomocników – to wszystko przekłada się na realne oszczędności, które doceni każdy dział finansowy.

3. Wielu przedsiębiorców obawia się, że publiczne roztrząsanie sporu może zaszkodzić reputacji ich firmy. Mediacja toczy się za zamkniętymi drzwiami – w atmosferze zaufania i dyskrecji. To szczególnie istotne w sprawach związanych z know-how, relacjami pracowniczymi czy delikatnymi kwestiami kontraktowymi.

4. W przeciwieństwie do sądu, gdzie o wyniku decyduje sędzia, w mediacji to strony mają wpływ na przebieg rozmów i finalne ustalenia. Mediator nie narzuca rozstrzygnięcia – ułatwia dialog i pomaga znaleźć wspólny grunt do rozmów.

5. Czasem chodzi o coś więcej niż tylko pieniądze. W branży kreatywnej, technologicznej czy usługowej wartość relacji bywa równie istotna, co wynik finansowy. Mediacja daje szansę nie tylko na rozwiązanie konfliktu, ale i na odbudowę zaufania.

6. Sąd działa w ramach przepisów – mediator w ramach rozsądku i kreatywnego dopasowania procesu do stron. Dzięki temu możliwe jest ustalenie rozwiązań innowacyjnych, „szytych na miarę” konkretnej sytuacji. Czasem wystarczy zmiana terminu płatności albo przeformułowanie zakresu obowiązków by zakończyć spór.

7. W przypadku mediacji nie powstają publiczne orzeczenia, które mogłyby rzutować na przyszłe postępowania. To ważne dla firm, które nie chcą tworzyć niekorzystnych standardów prawnych dla swoich działań.

8. Strony decydują się na mediację z własnej woli – i właśnie dlatego są zwykle bardziej zaangażowane w znalezienie rozwiązania. To zupełnie inna dynamika niż w procesie sądowym, gdzie często „trzeba się bronić” lub „trzeba atakować”.

9. Coraz więcej firm traktuje mediację jako element swojej kultury organizacyjnej. To wyraz dojrzałości i odpowiedzialności – wartości, które coraz częściej decydują o wyborze partnerów biznesowych.

Jak widzimy, odgłos sędziowskiego młotka nie jest jedyną melodią towarzyszącą rozwiązywaniu sporów – czasami wystarczy usiąść do stołu i porozmawiać. Stołu, który pomieści różnych ludzi – o różnych poglądach, poziomie wykształcenia i ekspresji. Jednak pod tym stołem – tak jak w cytacie, który przytoczyłam na początku – można znaleźć nić porozumienia, która pozwoli złapać się za ręce i osiągnąć konsensualne, zadowalające obie strony rozwiązanie, które będzie miało odzwierciedlenie w podpisanej ugodzie. Oczywiście nie każda mediacja kończy się podpisaniem ugody, nie zawsze też udaje się w pełni rozwiązać spór – ale czasami, mimo braku ugody, można ocalić relację biznesową i wyjść z twarzą z konfliktu. Zawieranie klauzul mediacyjnych w umowach biznesowych w obecnych czasach nie jest już żadną nowością, ale coraz częściej stosowaną praktyką. Klauzula ta nie nakazuje przystąpienia do mediacji, ponieważ taki zapis wypaczałby podstawową zasadę mediacji, czyli dobrowolność. Klauzula ta mówi – spróbujmy. Jeśli się nie uda – pójdziemy do sądu. Jako mediator cieszę się jednak, że w obecnych czasach możemy wybrać metodę rozwiązania naszych sporów, która jest dla stron najbardziej optymalna. 

Średniowieczni kartografowie przy tworzeniu map w pewnej chwili dochodzili do momentu, w którym nie wiedzieli co jest dalej. Wówczas pisali „dalej są już tylko smoki”. Dzisiaj wiemy, że smoki żyją już tylko na Wawelu. Mamy XXI w. – wiek, w którym loty w kosmos nie są tylko fantazjami snutymi przed snem. Wiek, w którym możliwym jest prowadzenie rozmów z robotami i skuteczne zapobieganie chorobom, które jeszcze kilka lat temu dziesiątkowały świat. Ale możliwe jest też inne podejście do sporów i ich rozwiązywania w świecie biznesu. Mamy w zanadrzu metody, które – choć nie zawsze gwarantują sukces w postaci zawarcia ugody – pozwalają nam słuchać i być usłyszanym, pozwalają nam dobrowolnie podjąć decyzje o tym jak powinno wyglądać rozwiązanie naszego sporu. Czyż możliwość wyboru nie jest najważniejszym wyznacznikiem dorosłości i odpowiedzialności?

¹ Kodyfikacja prawa polega na zebraniu i uporządkowaniu przepisów z danej dziedziny w jeden przejrzysty akt prawny – kodeks. Dzięki temu rozproszone wcześniej regulacje zostają ujęte w spójnej, logicznej formie, która ułatwia ich stosowanie i interpretację. Celem takiego działania jest stworzenie jednolitego zbioru zasad odnoszących się do konkretnego obszaru życia, np. prawa cywilnego, karnego czy pracy.