Jak przygotować się do mediacji: praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Tak jak wielokrotnie podkreślałam w moich artykułach dla Business Idea Center, konflikty są nieuniknione. Nasze życie jest nieustanną komunikacją i negocjacjami, które rodzą konflikty i spory. Dynamiczny świat biznesu nie opiera się jedynie na pomnażaniu zysków – nowoczesne zarządzanie wymaga od nas tworzenia kultur, które wspierają dialog, szybkie i skuteczne rozwiązania i dbałość o interesariuszy. Zwykło się mawiać, że czas to pieniądz – ale mówi się także, że czas może działać na niekorzyść. Słowa te można przenieść na grunt rozwiązywania sporów – rozciągnięte na miesiące i lata procesy sądowe nie tylko uszczuplają wspomniany pieniądz, ale mogą niszczyć także relacje biznesowe, które ten pieniądz dostarczają do naszych organizacji. Żyjemy w ciekawych czasach – gwarantujących nam alternatywę wobec drogi sądowej, którą stanowią metody ADR (Alternatywne Metody Rozwiązywania Sporów, szerzej omówione w innym artykule).

Sun Tzu mawiał: "Najwyższą sztuką wojny jest pokonanie wroga bez walki". I choć często w kulturze i życiu codziennym demonizujemy spory, nazywając je właśnie wojną lub walką, chciałabym przekazać Wam kilka rad dotyczących przygotowania się do mediacji w organizacji, które wcale nie muszą wyglądać jak konfrontacyjny, lub co gorsza inkwizycyjny, proces. Louis Pasteur – dla przeciwwagi – mawiał, że szczęście sprzyja przygotowanym. Jak więc przygotować się do mediacji w sposób praktyczny?

1. Czy mediacja jest metodą szytą na miarę mojego biznesu i sporu? 

Mediacja jest jedną z metod ADR, którą cechuje: 

• Dobrowolność, 

• Poufność, 

• Autonomia woli stron, 

• Odformalizowanie, 

• Szybsze i tańsze rozwiązanie sporu od procesu sądowego.

Mediację prowadzi mediator, który jest bezstronny wobec stron i neutralny wobec przedmiotu sporu. Mediator pomaga stronom w komunikacji, usprawniając jej proces. Dzięki jego pomocy strony uczą się werbalizować swoje potrzeby, słuchać siebie nawzajem i mają możliwość bycia wysłuchanym. Mediator wspiera strony w osiągnięciu satysfakcjonującego je porozumienia i doprowadzeniu do ugody (choć nie zawsze każda mediacja się nią kończy). Co do zasady mediacja ma zastosowanie w każdym sporze, w którym ludzie chcą się porozumieć.

Na gruncie biznesowym w jakich sporach warto wybrać mediację, zamiast procesu sądowego?

• W sporach wynikających z umów długoterminowych,

• W sporach, w których w obszarze działalności liczy się reputacja i dobra opinia,

• W sporach, w których ważne jest zachowanie dobrych, długoterminowych relacji,

• W sporach wynikających z umów budowlanych lub dotyczących innych usług,

• W sporach pracowniczych/organizacyjnych,

• Tam, gdzie liczy się szybkość rozwiązania sporów,

• W sporach, w których liczą się aspekty finansowe związane z ewentualnym procesem sądowym,

• W sporach, w których liczy się kreatywność i opracowanie porozumienia na warunkach przedstawionych przez strony konfliktu.

Kiedy nie rekomenduję stosowania mediacji do rozwiązania sporów biznesowych?

• W sporach, w których niezbędne jest orzeczenie o winie,

• W sporach, w których zależy nam na jego publicznym ujawnieniu,

• W sporach z udziałem osoby uzależnionej (nieleczonej),

• W sporach, których przedmiotem jest mobbing, molestowanie lub dyskryminacja,

• W sporach, w których dąży się do ugody niezgodnej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zmierzającą do obejścia prawa czy naruszenia regulacji branżowych,

• W sporach, w których ważny jest precedens (np. wyrok sądu wyższej instancji, który stwarza nowe możliwości interpretacyjne kwestii związanych z daną branżą).

Na początku zawsze musimy rozważyć czy charakter mediacji i jej możliwości spełniają nasze oczekiwania odnośnie rozwiązania sporu. Nade wszystko musimy wyrazić chęć na dobrowolną mediację. Ta zasada dotyczy obu stron sporu – bez niej żadna profesjonalna mediacja nie może się rozpocząć, trwać ani zakończyć.

2. Wybór mediatora

Jeśli uznamy, że mediacja może nam pomóc w rozwiązaniu sporu, na który obie strony wyraziły dobrowolną zgodę, możemy przejść do wyboru mediatora. W mediacjach ze skierowania sądu to sąd wskazuje nam mediatora – jego akceptacja jest fundamentem mediacji. Dany mediator nie zawsze będzie kierował mediacją w sposób zaspokajający potrzeby którejkolwiek ze stron. Dlatego dobrowolna mediacja (czy to ze skierowania sądu,czy umowna) zapewnia nam możliwość zaakceptowania mediatora, a także jego zmianę. Przy każdym sądzie okręgowym w Polsce widnieje lista stałych mediatorów sądowych,funkcjonują również centra i stowarzyszenia mediatorów. Mediatorzy reklamują się w Internecie i social mediach. To w naszej gestii pozostaje wybranie takiego mediatora, który będzie dla nas akceptowalny. Jakie mogą być kryteria akceptowalności?

• Doświadczenie mediatora, a także jego specjalizacja – jeśli poszukujemy mediatora do sporu gospodarczego to powinniśmy wybrać osobę, która specjalizuje się w danych sporach oraz branży, ponieważ stanowi to dla nas pewną gwarancję profesjonalnego podejścia do pomocy w rozwiązaniu naszego sporu.

• Wykształcenie – chociaż polskie prawo nie wymusza posiadania konkretnego wykształcenia w sporach cywilnych (w tym pracowniczych) to, np. wybranie mediatora, który równocześnie jest adwokatem, może być cechą pożądaną przez strony i być dodatkowym atutem. Uwaga: mediator, nawet jeśli na co dzień wykonuje zawód adwokata czy radcy prawnego, w postępowaniu mediacyjnym nie występuje jako pełnomocnik ani doradca prawny – jego rolą jest wyłącznie wspieranie stron w osiągnięciu porozumienia.

• Mediator o określonym sposobie prowadzenia mediacji – musimy rozważyć, czy poszukujemy mediatora, który jest niezwykle elastyczny i dobiera metody komunikacji do danych stron, czy prowadzi mediację w odgórnie przyjęty sposób działania.

• Ocena mediatora – żyjemy w czasach, w których przesunięcie butelki z gazowanym napojem na konferencji sportowej powoduje zmiany na giełdzie. Powinniśmy prześledzić opinie/oceny (jeśli są dostępne) na temat danego mediatora, jego sposobie pracy i jej efektach. Mediator zawsze powinien być osobą profesjonalną, kompetentną,bezstronną i neutralną – jeśli mediator łamie te zasady, to nie powinien być godny naszego zaufania ani angażowania go w nasz spór. Jako mediatorzy posiadamy wiele„kodeksów pracy mediatora”, wytycznych i standardów, których zawsze i wszędzie powinniśmy przestrzegać – i powinno się nas z tego rozliczać i sprawdzać.

Być może do znudzenia, ale będę powtarzać, że zarówno proces mediacji, jak i sam mediator muszą pasować do Waszej branży, sporu i oczekiwań – tylko wtedy możecie pracować nad osiągnięciem satysfakcjonującego porozumienia w komfortowy i profesjonalny sposób. 

Na tym etapie następuje także podpisanie umowy o mediację, która stanowi porozumienie zawarte między stronami konfliktu a mediatorem lub ośrodkiem mediacyjnym, na mocy którego strony zgadzają się rozwiązać swój spór poprzez mediację.

Wspomniana umowa może być wyrażona poprzez:

• osobną umowę zawartą na piśmie,

• klauzulę mediacyjną w kontrakcie/umowie biznesowej,

• porozumienie ustne (choć rekomenduję zawsze zachowanie formy pisemnej w celu zachowania przejrzystości i transparentności).

3. Strategia negocjacyjna 

Mediacja to negocjacje prowadzone przy wsparciu mediatora. Podczas procesu mediacji powinniśmy określić jaki styl negocjacji będziemy reprezentować – twardy, miękki czy rzeczowy. Na tym etapie musimy zastanowić się też jaki jest nasz cel biznesowy – jaką potrzebę chcemy zaspokoić i jaki spór rozwiązać. Myśląc o negocjacjach zawsze powinniśmy ustalić co jest naszą:

• BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement, czyli najlepszą alternatywę, tzw. Plan B na wypadek niepowodzenia negocjacji, który i tak pozwoli nam osiągnąć korzystny wynik. 

• WATNA – Worst Alternative to a Negotiated Agreement, czyli najgorsza alternatywa = założenie tego co najgorsze może nas spotkać w przypadku niepowodzenia negocjacji. 

• ZONA – Zone of Possible Agreement, czyli zakres możliwego porozumienia. To miejsce, w którym interesy obu stron się pokrywają.

Ponadto, na tym i na każdym innym etapie procesu mediacyjnego, najważniejsza jest chęć dobrowolnej komunikacji, wzajemnego słuchania się i akceptacji. Na tym etapie spotkają się Państwo nie z rywalami, ale stronami sporu, który między Państwem wyniknął. Jak wspominałam, relacje biznesowe są jednym z najważniejszych faktorów i wyznaczników współczesnego biznesu. Jak powiedział Zig Ziglar: „Nie budujesz biznesu. Budujesz ludzi – a oni budują biznes”. Samo przystąpienie do dobrowolnej mediacji – nawet bez podpisania ugody – stanowi prezentację otwartej na dialog postawy i jest wyrazem dbania o reputację. W procesie mediacyjnym stronom mogą towarzyszyć profesjonalni przedstawiciele (adwokaci,radcowie prawni), a także inne osoby, na których obecność zgodzą się strony, i które zgodzą się na warunki i zasady mediacji. W sporach biznesowych, które cechuje specyficzna branża,rozbudowane umowy biznesowe, skomplikowane relacje etc., obecność prawnika może być nieoceniona. Zawarta ugoda – aby mogła być zatwierdzona przez sąd – musi być zgodna z prawem i zasadami współżycia społecznego, jak również nie zmierzać do obejścia prawa.Obecność prawnika uchroni nas przed niekorzystnymi i niezgodnymi z prawem ustępstwami,działaniami niezgodnymi z zapisami prawa – lub po prostu będzie wsparciem merytorycznymi wyrazem otuchy w całym procesie.

4. Ugoda

Jeśli strony osiągną porozumienie i zgodzą się na punkty ugody, którą same stworzyły,nastąpi jej podpisanie. W przypadku ugód zawartych podczas mediacji skierowanej przez sąd,mediator jest zobligowany do złożenia do sądu protokołu. Bardzo ważną informacją, która ponownie podkreśla poufność procesu jest to, że w przypadku złożenia protokołu z mediacji do sądu mediator zawiera w niej jedynie informacje czy doszło do ugody, czy nie. Protokół nigdy nie zawiera informacji pozyskanych podczas procesu, zawiera tylko krótki opis odnośnie samej ugody – bez jej szczegółów. Jeśli strony będą chciały zatwierdzić ugodę –zarówno ze skierowania sądu jak i umowną, czyli prywatną – mają takie prawo, jednak nie jest to obligatoryjne. Artykuł 183¹⁵ KPC wskazuje, że:

§ 1. Ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. Ugoda zawarta przed mediatorem, którą zatwierdzono przez nadanie jej klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym.

Ugoda, która zostaje tytułem wykonawczym, staje się egzekwowalna – czyli jej zapisy można egzekwować, np. egzekucją komorniczą.

W tym krótkim przewodniku chciałam nie tylko wskazać Wam istotę mediacji, ale podkreślić ważność ocenienia, czy mediacja jest procesem, w którym Wasz spór zostanie dobrze zaopiekowany. Wskazałam najważniejsze elementy, które – moim zdaniem – muszą zostać spełnione, aby mediacja spełniła swoją funkcję, czyli nie była pełnym wrogości procesem tylko próbą konsensualnego rozwiązania sporu z korzyścią dla obu stron. Nawet jeśli mediacja nie zakończy się podpisaniem ugody, zyskacie szansę na tzw. zachowanie twarzy,zachowanie relacji biznesowych lub po prostu cichą satysfakcję i dumę z własnej postawy, bo– mimo trudności – podjęliście próbę rozmowy. Jeff Daly mawiał, że dwa monologi nie czynią dialogu. Przystąpienie do dialogu oznacza odpowiedzialną i otwartą postawę, dzięki której możemy tylko zyskać w świecie biznesu.