Logistyka w domowym commerce

Większość biznesów e-commerce zaczyna i przez wiele lat funkcjonuje w mieszkaniach, domach lub przydomowych garażach. Jest to zupełnie normalne i naturalne zjawisko. Nie zawsze pod względem wygody to najlepsze rozwiązanie, ale z punktu widzenia biznesowego bardzo rozsądne – jeśli nie ma takiej potrzeby nie warto inwestować w biuro i magazyn.

Zamiast tego lepiej skupić się na rozszerzaniu asortymentu oraz pracą nad zwiększeniem wolumenu sprzedaży i dopiero, gdy biznes osiągnie stabilne przychody rozważać przeniesienie firmy do zewnętrznych lokalizacji.

Jednocześnie nie można zapominać o tym, że w handlu internetowym sprawna logistyka jest tym, czego wymagają klienci. Duże platformy sprzedażowe (Allegro, Amazon, itd.) przyzwyczaiły klientów do ekspresowej dostawy. Jak zatem zorganizować logistykę w małej firmie prowadzonej w domu?

Logistyka biznesu prowadzonego z domu polega na tym samym, co logistyka firmy posiadającej profesjonalne magazyny: sprawne dostawy towaru, bezpieczne i optymalne składowanie towaru oraz materiałów niezbędnych do obsługi zamówień, szybka i bezpieczna wysyłka. Dużym utrudnieniem jest ograniczona przestrzeń i brak możliwości jej organizacji w sposób niekolidujący z normalnym użytkowaniem mieszkania.

Domowy magazyn

W domowym e-commerce nie ma szans na     przechowywanie dużych ilości produktów lub produktów wielkogabarytowych. Dlatego myśląc o własnej firmie na początku warto przemyśleć w jaki sposób produkty oraz niezbędne materiały (koperty, kartony, taśma, ewentualne wypełniacze, itd.) będą przechowywane. Tu przyjęte rozwiązania każdorazowo są zależne od indywidualnych warunków i dochodzi się do nich w wyniku eksperymentów. Najważniejszym zasobem z punktu widzenia logistyki są oczywiście produkty przeznaczone do dalszej odsprzedaży. Podstawowym wyzwaniem w domowym magazynie jest przechowywanie? produktów w taki sposób, aby nie utraciły one właściwości oraz aby łatwo można było je znaleźć i zapakować. Z pewnością czas zaoszczędzony na sprawnej logistyce, przyniesie wymierne efekty jeśli zainwestuje się go w rozwój firmy.

Popularne, ale ryzykowne – z punktu widzenia właściwości produktu

Planując sprzedaż określonych produktów zawsze trzeba sprawdzić w jakich warunkach mogą lub muszą być one przechowywane. Szczególnie wrażliwe są produkty spożywcze, suplementy diety – prowadzenie sprzedaży tego typu produktów wymaga specjalnego ich przechowywania (wydzielenia odpowiedniej przestrzeni w taki sposób, aby nie były one przechowywane z innymi produktami), a także zgłoszenia w odpowiednim dla miejsca prowadzenia sprzedaży – Sanepidzie. Kosmetyki także wymagają odpowiedniej przestrzeni – zwłaszcza w kontekście zapewnienia im stosownej temperatury oraz ochrony przed słońcem.

Obie te kategorie z punktu widzenia logistyki są trudne w sprzedaży wysyłkowej – gdyż wymagają pilnowania terminów ważności, szczególnego zabezpieczenia do transportu (zwłaszcza produkty płynne lub w postaci kremów). Największym jednak problemem jest to, że wystarczy zaniedbanie na dowolnym etapie łańcucha dostaw, aby nie nadawały się do spożycia lub używania. W chwili odbioru dostawy od firmy sprzedający nie ma możliwości zweryfikowania ich rzeczywistego stanu i pozostaje wierzyć, że wszyscy przed nim postępowali z produktami poprawnie. Tak samo po opuszczeniu firmy. I choć na te procesy logistyczne sprzedawca nie ma bezpośredniego wpływu to ponosi pełną odpowiedzialności przed konsumentem za stan dostarczonych produktów. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości sprzedawca odpowiada przed konsumentem i w dalszej kolejności może dochodzić roszczeń u swoich partnerów (np. producent lub firma kurierska).

Wśród produktów, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę są także te zawierające baterie. Dotyczy to zarówno klasycznych wymiennych baterii i wbudowanych akumulatorków ładowanych zewnętrznie (za pomocą ładowarki i/lub USB). Tu podobnie trzeba dbać o właściwą temperaturę przechowywania.

W zasadzie niemal każda grupa asortymentowa ma określone warunki przechowywania – odzież oraz produkty z tkanin nie lubią kontaktu ze słońcem (płowienie) i wilgocią (nieprzyjemny zapach); plastik i silikon także są wrażliwe na ekspozycję na słońce, itd.

Kurier doręczający dostawę kosmetyków będzie woził ją w rozgrzanym aucie, nie zdąży jej doręczyć w danym dniu i zostawi w samochodzie na weekend. Nietrudno sobie wyobrazić jaką konsystencję będą miały kremy po takim weekendzie. 

Przeciwieństwem tego jest wysłanie kremu do klienta w czwartek z dostawą do automatu paczkowego na piątek, gdy na zewnątrz panują temperatury minusowe. Klient nie odbiera paczki przez cały weekend,a płynny kosmetyk spędza w ujemnych temperaturach kilka dni. Czy właściwości takiego kosmetyku będą takie zakładał producent?

Jak zatem przechowywać produkty w domu? Odpowiedź jest prosta – wszędzie gdzie się da, ważne tylko, aby nie przeszkadzały innym domownikom i było to bezpieczne dla produktów. W ograniczonej przestrzeni nie można pozwolić sobie na luksus osobnego składowania każdego rodzaju produktu – na osobnych regałach lub w osobnych pudłach. Dlatego zwykle w jednym zbiorczym pudełku przechowuje się miks różnego rodzaju produktów – w takiej sytuacji podstawą jest czytelne oznaczenie zawartości pudełka – tak, aby na pierwszy rzut oka było jasne co w nim się znajduje. I choć z początku wydaje się to zbędne, to trzeba się liczyć z tym, że gdy liczba różnych produktów w zbiorczych kartonach rośnie nawet po tygodniu lub dwóch łatwo zapomnieć co gdzie leżało. Inną typową sytuacją jest taka, że jakiś produkt jest sezonowy i nie wszystkie jego sztuki sprzedały się w szczycie. Wówczas takie produkty “lądują” do jakiegoś pojemnika zbiorczego. Po sezonie nagle i niespodziewanie sprzeda się jedna sztuka – wówczas właściwe oznaczenie pudeł potrafi zaoszczędzić dużo czasu na poszukiwaniu “zguby”. Doświadczenie uczy, że czasami w takiej sytuacji czas poświęcony na poszukiwanie takiego produktu jest znacznie cenniejszy niż jego wartość.

Zarządzanie kolejką wysyłek – minimalizacja strat 

FIFO (First In First Out) to jedna z technik logistycznych, która zakłada prowadzenie polityki wydawania produktów w kolejności ich dostaw. Najprościej rzecz ujmując, co pierwsze przyjechało do magazynu, pierwsze go opuszcza. Dzięki stosowaniu tej zasady w magazynie nie zostają starsze wersje produktów, które nieznacznie się od siebie różnią. Trzeba mieć świadomość, że producenci bez informowania odbiorców potrafią zmienić skład produktu w poszczególnych seriach, wprowadzić lekką modyfikację kolorów, zmienić logo lub opakowanie. W przypadku zabawek, np. czasami producent zmienia kategorię wiekową produktu i zamiast zabawki adresowanej dla dzieci od 1 roku życia kolejna dostawa jest już przeznaczona dla starszych dzieci. Choć sama zabawka nie uległa zmianie, to zmieniły się normy i producentowi łatwiej jest zmienić przeznaczenie produktu niż zlecić badania potwierdzające zgodność zabawki ze zmienioną normą. Dlatego oprócz choćby wstępnej kontroli dostawy pod kątem jego składu, właściwości i przeznaczenia warto opracować własny sposób znakowania kolejności dostaw. W domowych warunkach mogą być to np. mini naklejki na opakowaniach, np. poszczególne kolory lub własne symbole naniesione ołówkiem na opakowanie. Nie najlepszym pomysłem jest natomiast nanoszenie dat lub choćby skrótów mogących się konsumentom kojarzyć z datami, ponieważ od czasu do czasu znajdzie się taki klient, który wyciągnie z takiego zapisu niewłaściwe wnioski (np. że skoro produkt był przechowywany x miesięcy, to jest zleżały a nie zupełnie nowy). 

W przypadku wspomnianych wcześniej kosmetyków, produktów spożywczych, a nawet baterii zapobiega to także zaleganiu w magazynie produktów przeterminowanych – zwłaszcza, że nie można ich użyć na własne potrzeby i należy zutylizować zgodnie z obowiązującymi przepisami środowiskowymi oraz sporządzić lub uzyskać stosowną dokumentację zniszczenia produktów. 

Przykładem zmiany właściwości produktu bez informowania rynku i partnerów biznesowych jest sytuacja z końca 2024 roku. Producent znanej pasty do zębów zmienił jej skład, co wywołało poruszenie wśród klientów. W przypadku sprzedaży wysyłkowej taka zmiana wymaga przypilnowania momentu, w którym w magazynie kończyć się będą stare produkty i w stosownym momencie przeredagowania opisów. Jeśli sprzedawca nie będzie stosować zasady FIFO to w zasadzie sam nie będzie wiedział ile i jakie wersje produktu ma w magazynie. 

Źródło: https://www.money.pl/gospodarka/konsumenci-sa-wsciekli-afera-wokol-zmiany-skladu-pasty-elmex-7107871957555968a.html

Opakowania wysyłkowe – tanio i ekologicznie

Koszty materiałów służących do pakowania zamówień potrafią istotnie wpłynąć na zyskowność biznesu – zwłaszcza w jego początkowej fazie. Dlatego trzeba szukać rozwiązań pozwalających ich zmniejszenie, np. poprzez używanie opakowań pozyskanych z drugiej ręki. Oczywiste jest wykorzystywanie kartonów i kopert, w których przyjeżdżają do firmy zamówienia od dostawców. Nie warto się obawiać reakcji klientów – w większości nie oczekują oni nowych i firmowych kartonów, a wraz ze wzrostem świadomości problemów nadprodukcji śmieci coraz częściej doceniają starania sprzedawców, którzy dążą do ograniczenia produkcji odpadów.

Co jeśli kartonów otrzymywanych wraz z zamówieniami będzie brakować? Warto udać się do okolicznych sklepów wielobranżowych, aptek, sieciowych stacji benzynowych lub sklepów znanych marek – z pewnością uda się porozumieć z nimi i odbierać codziennie kilka lub kilkanaście kartonów. Natomiast trzeba mieć świadomość tego, że część takich punktów ma już kilku odbiorców i może nie udać się za pierwszym razem. Innym problemem z tym związanym jest to, że takie kartony mają różne wymiary, nie zawsze dobrze dopasowane do oferowanych produktów (ale nowe i kupowane też nie będą w 100% idealnie pasowały). Stąd niezbędne może się okazać użycie wypełniacza, który ograniczy poruszanie się produktu w kartonie. Zgodnie z regulaminami większości przewoźników, produkt w paczce nie powinien się po niej swobodnie przemieszczać i oprócz zewnętrznego kartonu powinny być użyte dodatkowe zabezpieczenia zapobiegające uszkodzeniu produktu w transporcie. 

Zaletą docinanych ręcznie kartonów jest to, że można je lepiej dopasować do produktu, a pozostałości z kartonu użyć jako dodatkowe zabezpieczenie pustej przestrzeni w pudełku.

Wykorzystywanie do pakowania używanych kartonów i wypełniaczy nie zwalnia sprzedawcy z konieczności zachowania schludności i minimalnej estetyki realizacji zamówienia. 

Prosta kalkulacja: zamówienie o wartości 50 pln pakowane jest do kartonu, który kosztuje 1 pln – oznacza, to że wartość samego kartonu stanowi aż 2% wartości zamówienia. Jeśli w ciągu dnia uda się zaoszczędzić tylko 5 kartonów oznacza to dzienną oszczędność 5 pln. W miesiącu jest 20 dni roboczych, czyli oszczędność na kartonach to przynajmniej 100 pln. A zauważyć trzeba, że 1 pln kosztuje jeden z najtańszych i najmniejszych kartonów dostępnych na rynku. Większe nowe kartony osiągają znacznie wyższe ceny. 

Cicho i czysto – sąsiedzi i domownicy nie powinni cierpieć

W biznesie e-commerce prowadzonym w domu ważne jest umiejętne połączenie dwóch niezależnych stanowisk pracy. Pierwsze z nich, to stanowisko do pracy “intelektualnej” – przygotowywania opisów, wprowadzenia produktów do sklepu, korespondencji z klientami, itd. Drugie, powiązane z tematem artykułu – miejsce do pakowania. Jeśli zamówienia pakowane są do kartonów, to nie najlepszym pomysłem jest wykorzystanie tego samego biurka – nawet niewielkie ilości pudełek i wypełniaczy powodują zwiększone zapylenie otoczenia. Do tego trzeba wziąć pod uwagę szybsze zużycie takiego biurka – stan otoczenia nie pozostają obojętne na praca nożem, nożyczkami i taśmą klejącą , itd.

Świetnym pomysłem jest zaopatrzenie się w tzw. matę samogojąca – jest to mata na której można pracować ograniczając ryzyko zniszczenia powierzchni, na której się pracuje. Mata taka nie tylko chroni powierzchnię pracy, ale dzięki swoim właściwościom małe i drobne zacięcia “goją się” przez co może służyć ona dłuższy czas. Natomiast, jeśli praca odbywać się będzie bezpośrednio na podłodze oprócz maty samogojącej koniecznie trzeba zaopatrzyć się w najtańsza choćby miękką matę (może być taka jak do jogi). Zabezpiecza to podłogę przed zniszczeniem, stanowi wygłuszenie oraz redukuje bóle kolan związane z oparciem się o twardą powierzchnię.

Pracując w domu trzeba liczyć się z tym, że pakowanie paczek, ich przechowywanie i wydawanie kurierom może być uciążliwe dla współmieszkańców oraz sąsiadów. Problemem może być choćby hałas jaki wydaje z siebie taśma do pakowania – jest ona głośna, sąsiedzi z pewnością będą słyszeć każdą pakowaną paczkę. Dlatego jeśli praca odbywać będzie się w czasie, gdy sąsiedzi lub inni domownicy mają inne obowiązki warto zainwestować w cichą taśmę. 

Poznaj kurierów i godziny graniczne

Sprzedając za pośrednictwem serwisów sprzedażowych (Allegro, Vinted, Erli, itd.) zazwyczaj trzeba korzystać z narzuconych z góry form wysyłki. Owszem, w teorii można korzystać tylko z wybranych przez siebie firm transportowych, ale wówczas przesyłki takie są zwykle płatne dla klientów końcowych, a w związku z tym oferty takie są mniej konkurencyjne. Niestety dla małych sprzedawców większe platformy sprzedażowe wymagają obsługi wielu różnych form wysyłki i korzystanie z wielu różnych przewoźników. Np. Allegro wymaga nadawania paczek za pośrednictwem Allegro One (własna logistyka allegro), DHL, DPD, Inpost oraz Orlen – każda z tych firm ma inne zasady pakowania paczek, inne wymiary i wagi w poszczególnych przedziałach cenowych oraz inne zasady nadań. Zasady te zmieniają się co jakiś czas i trzeba się do nich dostosować.

Nadając paczki można wybrać dwa sposoby. Pierwszym z nich jest samodzielne dostarczenie ich do punktu przewoźnika (sortownia lub oficjalne punkty nadań) lub punktu partnerskiego (np. sklepy współpracujące). Drugi to zamówienie podjazdu kuriera do domu po paczki. W tym drugim przypadku trzeba sprawdzać, czy dany przewoźnik wymaga minimalnej liczby paczek powyżej której podjazd jest darmowy. Jest to ważne, ponieważ każdorazowy podjazd po mniejszą liczbę paczek może kosztować nawet kilka złotych od przesyłki. Inny problem z podjazdami kurierów jest taki, że nigdy nie wiadomo, o której przyjadą. Raz są o 12:00, a raz o 14:00 – nie jest to także zależne od nich samych, ponieważ każdy dzień “w trasie” jest inny i ich godziny podjazdów uzależnione są od tego jak wcześnie wyjechali z magazynu, ile mają paczek w doręczeniu, ile paczek do odbioru, itd.

Dla początkujących i małych firm sporym wyzwaniem jest także to, że niektóre marketplace (np. Allegro) premiują sprzedawców, którzy deklarują tzw. godziny graniczne dla wysyłki w tym samym dniu. W praktyce oznacza to, że jakiś sprzedawca obiecuje wysyłkę tego samego dnia jeśli kupujący złoży i opłaci zamówienie przed wskazaną godziną – oczywiście im ta godzina jest późniejsza, tym bardziej premiowany sprzedawca. Dla każdego przewoźnika można ustalić inne godziny graniczne. Co ważne za paczkę nadaną uznaje się taką, którą kurier odebrał (dokładniej rzecz ujmując zeskanował jej etykietę) od sprzedawcy lub z punktu nadania. Oznacza to, że samo umieszczenie paczki np. w Paczkomacie lub pozostawienie w Żabce (która jest partnerem DHL i DPD) nie oznacza nadania przesyłki – będą one nadane dopiero gdy kurier je zabierze z maszyny lub sklepu. Zatem nadając paczkę w automatach paczkowych lub punktach partnerskich trzeba wiedzieć, czy dana firma kurierska ma określone i pewne godziny odbiorów paczek z maszyn i umieszczać w nich przesyłki przed tymi godzinami.

Takie podejście komplikuje pracę w małych firmach – zwłaszcza tych oddalonych od punktów nadań. Jeśli sprzedawca ma ustawioną godzinę graniczną np. na 15:45 dla zamówień do Paczkomatów, a kurier odbiera paczki od nadawcy o 14:00 – to wszystkie zamówienia pomiędzy 14:00 a 15:45 trzeba samemu włożyć do Paczkomatu przed 16:00 (w większości miast InPost gwarantuje odbiór paczek z maszyn umieszczonych przed 16:00).

Nie potrzeba wielkiej wyobraźni, aby zauważyć, że jeśli w ciągu jednego dnia trafi się tylko 10-12 zamówień, to prawdopodobnie będą one realizowane przez 3 lub 4 różne firmy logistyczne. Każda z nich może mieć inne godziny, w których należy je nadać i punkty nadań niekoniecznie muszą znajdować się bardzo blisko siebie. Takie ryzyko trzeba uwzględnić w codziennej pracy – ponieważ realizacja wysyłki może po prostu zabrać dodatkową godzinę dziennie.

We własnym sklepie nie ma aż tak wyśrubowanych wymagań odnośnie form wysyłki oraz godzin granicznych. Jednak mimo wszystko klienci chcą otrzymać zamówienia szybko. W tym przypadku pojawia się kwestia wyboru firmy transportowej – w Polsce najczęściej wybierane są Paczkomaty (InPost). Aby umożliwić we własnym sklepie wybór tej lub innych opcji należy mieć podpisane umowy z poszczególnymi firmami lub skorzystać z pośredników, tzw. brokerów kurierskich. Na początku najlepiej jest wybrać współpracę z którymś z kurierów – oferują oni dość elastyczne ceny, często bardziej atrakcyjne niż same firmy kurierskie. Oprócz tego brokerzy nie wymagają minimalnego wolumenu miesięcznych nadań. Minusem współpracy z brokerami jest wydłużona ścieżka reklamacyjna – ponieważ zwykle składa się ją do brokera, a broker proceduje ją z firmą logistyczną.

Logistyka nawet w jednoosobowej firmie prowadzonej z domu to ogromne wyzwanie – wymaga sprawnej organizacji, elastyczności i ciągłego dostosowywania się do zmieniających warunków. Sprawne opanowanie całego procesu jest czasochłonne i niemal zawsze okupione błędami – nie warto jednak się zrażać. W przypadku, gdy wystąpi błąd zawsze trzeba sprawę wyjaśnić z klientami – doświadczenie uczy, że uczciwe postawienie sprawy i przyznanie się do błędu niemal zawsze spotyka się ze zrozumieniem ze strony klienta.

Błędów i pomyłek nie popełniają tylko te osoby, które nie podejmują żadnych działań. A sprawne ułożenie wszystkich procesów biznesowych, w tym logistycznych, we własnej działalności daje wiele satysfakcji oraz jest cennym doświadczeniem zawodowym.