Cz. 4. Zbyt optymistyczne założenia czasowe – to zajmie tylko chwilę

Wprowadzenie

Kiedy ostatnio zrobiłeś coś szybciej niż na początku zakładałeś? No właśnie, ile razy zdarzyło Ci się myśleć: To zajmie tylko chwilę, a potem odkryć, że zadanie, które miało zająć godzinę, trwało pół dnia? Zbyt optymistyczne założenia czasowe są jedną z głównych przyczyn poczucia braku czasu i frustracji z tym związanej, szczególnie wśród studentów oraz młodych przedsiębiorców. Na Uniwersytecie, gdzie obowiązki akademickie często przeplatają się z działalnością w organizacjach studenckich czy planowaniem pierwszych kroków w biznesie, zarządzanie sobą w czasie staje się kluczową umiejętnością.

Zbyt optymistyczne założenia – dlaczego popełniamy ten błąd?

Optymizm czasowy wynika z naszego wrodzonego przekonania, że jesteśmy w stanie wykonać zadania szybciej, niż to jest w rzeczywistości możliwe. Psychologowie nazywają to złudzeniem / błędem planowania^[1]. W rzeczywistości, wiele czynników poznawczych przyczynia się do takiego myślenia, w tym efekty takie jak przywiązanie do pozytywnych scenariuszy^[2] czy efekt Dunninga-Krugera^[3].

Przykłady w życiu są wszechobecne:

• Złudzenie / błąd planowania (planning fallacy)^[4]

Nawet doświadczeni profesjonaliści mogą ignorować przeszłe problemy i zakładać najlepszy możliwy scenariusz w realizowanym projekcie.

Osoba, która bierze udział w projekcie w akademickim inkubatorze przedsiębiorczości, może zaplanować organizację przedsięwzięcia w zbyt krótkim czasie, pomijając takie kwestie jak nieprzewidziane problemy techniczne czy potrzeba koordynacji pracy zespołu.

• Pułapka optymizmu (optimism bias)^[5]

Student pisząc referat zakłada, że przebiegnie to bez zakłóceń – ignoruje czas potrzebny na zbieranie materiałów, konsultacje, przerwy czy redakcję. Wynika to z naturalnej tendencji do preferowania pozytywnej wizji przyszłości i pomijania trudności, które mogą wystąpić. Efekt ten powoduje, że myślimy Napisanie tego referatu zajmie mi maksymalnie dwie godziny” – a w efekcie kończymy pracę o północy.

• Efekt Dunninga-Krugera^[6]

To przecenianie swoich umiejętności i nieuwzględniane tego, że dane zadanie może być bardziej skomplikowane niż się wydaje. Zjawisko to często występuję wśród osób z małym doświadczeniem, które pierwszy raz podchodzą do nowych wyzwań.

Powyższe mechanizmy działają, gdy zaczynamy myśleć o tworzeniu biznesu. Aby skutecznie radzić sobie z tymi trudnościami, niezbędne jest zrozumienie tych efektów i uwzględnienie ich w procesie planowania. Następnie warto wdrożyć konkretne strategie, które pomogą w realistycznym planowaniu i lepszym zarządzaniu sobą w czasie.

Jak przeciwdziałać złudzeniu / błędowi planowania (planning fallacy)?

• Rozbij zadanie na mniejsze etapy

Zamiast szacować czas potrzebny na całe zadanie, podziel je na mniejsze kroki. Na przykład, zamiast zakładać, że napisanie referatu zajmie 3 godziny, oszacuj czas na zbieranie materiałów, tworzenie konspektu, pisanie oraz korektę.
Dlaczego to działa? Pozwala lepiej uwzględnić wszystkie elementy pracy i uniknąć pominięcia kluczowych etapów.

• Analizuj wcześniejsze doświadczenia

Regularnie oceniaj, ile czasu naprawdę zajmowały podobne zadania w przeszłości i wykorzystuj te dane jako podstawę do szacunków. Jeśli poprzedni projekt zajął Ci 8 godzin, nie planuj kolejnego na 3 godziny.

• Dodaj bufor czasowy - uniwersalna zasada, którą warto zawsze stosować przy planowaniu.

  Przy każdym zadaniu załóż dodatkowy czas na nieprzewidziane komplikacje (20–50% więcej czasu niż szacujesz). Uważaj przy tym, aby nie popełnić błędów syndromu studenta i buforozy.

• Syndrom studenta to zjawisko, które polega na odkładaniu rozpoczęcia pracy nad zadaniem do momentu, aż presja czasu staje się na tyle silna, że wymusza działanie. Termin ten nawiązuje do obserwowanego zachowania niektórych studentów, którzy zaczynają przygotowania do egzaminu lub wykonanie zadania dopiero w ostatnich dniach (lub godzinach) przed ostatecznym terminem. Źródło syndromu studenta często powiązane jest z pułapką optymizmu (optimism bias)^[7] i prokrastynacją^[8].
  

• Buforoza to zjawisko przeciwne do syndromu studenta, polegające na nadmiernym wykorzystywaniu „buforów czasowych” – dodatkowego zapasu czasu zaplanowanego na wykonanie zadania – w sposób nieefektywny. Osoby dotknięte buforozą zaczynają zadanie zbyt wcześnie lub rozciągają jego realizację, tracąc początkowy zapas czasu na niepotrzebne działania, nadmierne dopracowywanie szczegółów lub dodatkowe, nieistotne poprawki.

Jak przeciwdziałać pułapce optymizmu (optimism bias)^[9]?

• Symuluj najgorszy możliwy scenariusz

Oprócz planu optymistycznego przygotuj także realistyczny i pesymistyczny. Zastanów się, co może pójść nie tak, np. brak dostępu do materiałów, rozproszenia czy techniczne problemy. 
Dlaczego to działa? Uwzględnienie potencjalnych przeszkód zmniejsza ryzyko niespodziewanych trudności i pozwala się lepiej przygotować do zadania.

• Monitoruj czynniki zewnętrzne

Sprawdzaj, jakie czynniki mogą wpłynąć na Twoje zadanie, np. dostępność osób, z którymi masz współpracować, harmonogram innych zajęć lub ograniczenia techniczne.

• Konsultuj się z bardziej doświadczonymi osobami

Jeśli nie masz doświadczenia w danym zadaniu, poproś o wskazówki kogoś, kto je wykonywał. Eksperci mogą zwrócić uwagę na aspekty, które łatwo pominąć.
Jeśli np. tworzysz pierwszy biznesplan, zapytaj mentora w inkubatorze przedsiębiorczości o zakres zadań, które należy wykonać i potencjalne trudności, które mogą Cię spotkać.

• Oceniaj swoje postępy

Regularnie analizuj, jak realistycznie oszacowałeś czas i trudność zadania. Z czasem lepiej zrozumiesz, ile pracy wymaga wykonanie konkretnych działań.

• Zdobądź wiedzę przed działaniem

Jeśli zadanie jest nowe, poświęć czas na poznanie jego wymagań. Krótkie badanie lub analiza podobnych projektów może uchronić Cię przed niedoszacowaniem czasu pracy.

Podsumowanie

Przeciwdziałanie błędom poznawczym w zarządzaniu sobą w  czasie wymaga świadomego podejścia do planowania i otwartości na krytyczną ocenę własnych założeń. Dzięki wdrożeniu powyższych działań możesz nie tylko poprawić swoje umiejętności planowania, ale także skuteczniej realizować zadania zarówno w życiu akademickim, a także w projektach biznesowych.